Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля?
Виды путевых листов
Наиболее популярной формой подобного документа является бланк 4-с, который заполняется на каждый отдельный маршрут и сдается для учета сразу же по окончанию рейса или рабочей смены водителя. Такой учет ведется в основном при сдельной оплате труда. В этом случае путевой лист грузовика по каждому выполняемому маршруту являемся основанием для выдачи заработной платы водителю.
Три основных вида листов по стандартам перевозок:
- - международная форма путевого листа грузовика – является обязательным документом, который должен быть в наличие у водителя при перевозках груза, охватывающих сразу несколько стран;
- - внутренняя форма – ведется водителем для учета рабочих часов, а также расходных материалов на грузовой автомобиль при региональных и местных перевозках внутри страны;
- - служебная форма – выдается для автомобилей служебного назначения.
Не зависимо от вида перевозок (расстояния, назначения), водитель должен в обязательном порядке заполнять и сохранять соответствующую форму путевого листа для последующей отчетности. Кроме того, путевые листы, а также транспортные накладные проверяются соответствующими органами налоговой инспекции и дорожной полиции при совершении и окончании грузоперевозок.
Порядок заполнения основной формы путевого листа следующий:
- - вверху ставится дата по журналу в бухгалтерии, подтверждающая, когда был выдан лист;
- - «код работ» – графа, в которой ставится код перевозки, регламентированный государственным регистром;
- - номер или название отдела (подразделения) водителя и грузовика заполняется в поле «бригада» или «колонна»;
- - личные данные, включая ФИО, номер водительского удостоверения, табельный талон, заполняется в соответствующей графе «личные, служебные данные»;
- - в графе «номер лицензии» необходимо указать номер лицензионного соглашения, подтверждающего право компании на совершение грузовых перевозок, если это необходимо;
- - для грузовых автомобилей, имеющих прицеп в графе «прицепы» указывается наличие и технические характеристики прицепа;
- - для ведения учета обязательно необходимо заполнить поле о точном времени и дате начала, а также окончания маршрута;
- - если с водителем едет экспедитор или другое сопровождающее лицо, его данные указываются в соответствующей графе;
- - в полях, касающихся адресата перевозок, указываются все пункты назначения, а также время прибытия и отбытия из них;
- - в соответствующем поле следует указать пройденное расстояние, а также нагрузку автомобиля в тоннах;
- - указывается точное наименование грузов в соответствии с установленной формой перевозки;
- - если перевозка груза осуществляются в несколько этапов, необходимо дополнительно вписать общее число поездок в поле «Количество поездок с грузом».
Правильно заполненная форма путевого листа грузовика обеспечит верный и своевременный учет рабочего времени водителя, а также затрат на обслуживание автомобиля.